Porto Verão Alegre

Integrando sistemas para gerar processos mais rápidos, aumentar vendas e coletar melhores dados no maior evento de artes cênicas do país.

O Porto Verão Alegre sempre foi grande. Desde a sua fundação, em 1999, é tratado como um dos principais eventos de arte e cultura do país, responsável por reunir centenas de espetáculos de teatro a cada edição.

Um evento grande como esse exige uma equipe de produção igualmente grande, envolve uma audiência ampla e se estende por diferentes espaços geográficos. Legal, né? A gente também acha, mas ser grande às vezes oferece alguns desafios.

Porto Verão Alegre

O problema

Como a equipe de produção do festival era numerosa e operava em dezenas de pontos da cidade, cada núcleo de trabalho acabava tendo as suas próprias práticas para fechamento de relatórios diários de venda, o que dificultava o controle geral. Era preciso criar um sistema que facilitasse e padronizasse os processos, para evitar ruídos.

Outro ponto a ser resolvido era a baixa adesão do público do festival à venda online, o que, em outras edições, havia gerado gargalos nas bilheterias, dificultando o trabalho da equipe de atendimento em horários de pico.

Era preciso criar um sistema que facilitasse e padronizasse os processos, para evitar ruídos.

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Novo site de vendas

Uma pesquisa com consumidores e uma profunda conversa com os criadores do festival fizeram a equipe de Meeg entender que a venda online teria maior adesão se oferecesse um melhor filtro para busca de espetáculos e entregasse mais opções de formas de pagamento online.

Um novo site de vendas foi então desenvolvido do zero, acoplando novos filtros e introduzindo o suporte a cartões como o Banricompras, que não são comumente usados em transações digitais, mas que são bastante populares no comércio da cidade.

Um novo site de vendas foi então desenvolvido do zero, acoplando novos filtros e introduzindo o suporte a cartões característicos do mercado local.

Diagrama de integração

Ao desenvolver o site, o time de Meeg também se preparou para integrar a venda online e a venda física do festival: foi criado um estoque digital centralizado que informava qual a quantidade disponível de ingressos para cada espetáculo, e esse número seria atualizado em tempo real a cada compra realizada pelo site ou pelos pontos de venda. Quando uma compra física ou online esgotasse o estoque para um espetáculo, este espetáculo seria indisponibilizado em todos os terminais.

Protótipo das telas do sistema Telas do aplicativo de venda

Implementação de PDV compacto

Para que os pontos de venda (PDVs) se comunicassem com o estoque central de ingressos, estes PDVs deveriam estar conectados à internet. Isso exigia superar a dificuldade de que, em cada teatro participante do festival, o acesso à internet e até o espaço físico para instalação de equipamentos era muito particular.

Ao invés de desenvolver um software de gestão de bilheteria que necessitasse de um computador para operar, a equipe de Meeg desenvolveu um aplicativo Android que operava instalado diretamente na máquina de pagamento, que já possuía conexão 4G. Assim, o modem de internet, o software de venda, a máquina de pagamento e até a impressora de ingressos foram compactados em um único equipamento um pouco maior do que um aparelho celular.

Todo o sistema foi desenhado e produzido em diálogo com a equipe de operação, que sugeriu recursos, apontou possibilidades de melhoria e participou de testes para detecção de bugs.

A equipe de operação encarou com naturalidade a curva de aprendizado com o novo sistema, uma vez que vários processos antes obrigatórios foram eliminados da rotina de trabalho. A emissão de relatórios de venda por exemplo, se tornaria desnecessária, já que os PDVs estariam conectados a uma central que já processaria as vendas diárias automaticamente.

Apicativo de vendas físicas

Visibilidade de dados

Ter operado todo o festival através de um único software possibilitou que a equipe responsável pelo evento conseguisse acompanhar em tempo real as vendas físicas e online através de um mesmo painel.

Essa centralização também permitiu a confecção de um relatório de operação. Esse relatório identificou eventos que poderiam ser alocados em espaços maiores na próxima edição do festival, e eventos que caberiam melhor em espaços mais reduzidos, ajudando o evento a otimizar recursos com base em dados. O mesmo relatório entregou ainda insights de quais gêneros teatrais poderiam ser melhor explorados e sugeriu arranjos que poderiam ser aplicados futuramente à programação para que o evento tivesse melhores resultados de vendas.

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